À compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront accepter les factures électroniques. Ce changement marquera une étape importante pour de nombreuses entreprises publiques.
Dans cet article, nous explorerons ce qu'est une facture électronique ou e-facture, ainsi que les différents formats autorisés pour se conformer aux nouvelles obligations de facturation électronique.
Qu'est-ce qu'une e-facture ?
Une e-facture est une facture émise sous forme numérique. Ce fichier numérique remplace la facture papier et possède la même validité juridique, fiscale et comptable que son équivalent en format papier.
Comment se présente une facture électronique ?
Une facture électronique doit être présentée sous forme d'un fichier numérique, qui répond aux caractéristiques suivantes :
Authenticité
Lisibilité
Intégrité
Inaltérabilité
Comment émettre une facture électronique ?
Avec l'entrée en vigueur de la réforme, les entreprises concernées par l'obligation d'émettre des factures électroniques ne pourront plus envoyer directement des factures papier ou des fichiers PDF.
Désormais, les entreprises devront obligatoirement passer par un tiers, soit le Portail Public de Facturation (anciennement Chorus Pro), soit une Plate-forme de Dématérialisation Partenaire garantissant la conformité fiscale et légale des factures.
Qui est concerné par la facturation électronique ?
La facturation électronique obligatoire s'appliquera progressivement à toutes les entreprises assujetties à la TVA :
À partir du 1er juillet 2024 : Les Grandes Entreprises
À partir du 1er janvier 2025 : Les ETI (Entreprises de Taille Intermédiaire)
À partir du 1er janvier 2026 : Toutes les entreprises, TPE et PME
Comment traiter une facture électronique ?
Les Plateformes chargées de transmettre les factures électroniques à leurs destinataires auront l'obligation de :
Valider le format de facture électronique utilisé ou le transposer en une facture électronique conforme si elles sont habilitées par l'administration fiscale.
Effectuer des contrôles pour vérifier la présence des mentions obligatoires selon le Code Général des Impôts, valider les numéros d'identification de l'émetteur et du destinataire, et vérifier la cohérence des montants de TVA déclarés par rapport à la base HT et aux taux de TVA figurant sur les factures.
Extraire les données de transaction en vue des déclarations de TVA.
Une fois ces opérations effectuées, la facture électronique sera déposée dans la BAL (Boîte Aux Lettres) de son destinataire, qui pourra alors la traiter, intégrer les données de facturation dans son Système d'Information (comptabilité, ERP) et procéder au paiement après rapprochement et réconciliation avec les commandes initiales.
La norme sémantique européenne EN16931
Pour assurer l'interopérabilité entre les différentes plateformes de facturation et harmoniser les formats de facture électronique au niveau européen, il est nécessaire de s'appuyer sur une représentation commune des données de facturation.
La norme EN16931 est le modèle de données sémantique retenu pour représenter de manière structurée et hiérarchisée les données de facturation. Cette norme est le modèle de données des formats de facture électronique autorisés pour la généralisation de la facture électronique à toutes les transactions BtoB.
Les différents formats de facturation électronique obligatoire
La DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) a retenu trois formats conformes à la norme européenne EN16931 :
Le format Cross Industry Invoice (CII), conforme aux spécifications de l'UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business).
Le format Universal Business Language (UBL), conforme aux spécifications de l'OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) et UBL (Universal Business Language).
Le format hybride, Factur-X, qui encapsule dans le fichier PDF/A-3 (lisible par les utilisateurs) un fichier XML structuré contenant toutes les données de la facture pour faciliter l'automatisation du traitement et l'extraction des données.
Une tolérance, le PDF
Temporairement, les formats de facture électronique non-structurés de type image PDF seront acceptés par le Portail Public de Facturation, à condition que l'extraction des données de facturation, nécessaires pour les déclarations à l'administration fiscale, soit possible. Cependant, à terme, seuls les formats (UBL, CII, Factur-X) seront acceptés par le PPF.
La facture EDI disponible sur les Plateformes de Dématérialisation partenaires
Les entreprises émettant des factures EDI au format EDIFACT pourront continuer à émettre à condition de passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire. Cette plateforme aura pour mission de vérifier la conformité de la facture et d'en extraire les données de facturation pour les déclarations de TVA.
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