À l'approche du 1er juillet 2024, date à laquelle toutes les entreprises seront tenues d'accepter les factures électroniques, se pose la question cruciale : faut-il opter pour une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou un Opérateur de Dématérialisation (OD) pour gérer les flux de factures entrantes et sortantes ?
Cet article vise à éclairer les différences et les rôles de chacun afin de vous aider à prendre une décision éclairée, en fonction de votre situation et de vos besoins professionnels, pour répondre aux exigences de la facturation électronique.
Facture électronique : Obligations légales
Selon la loi de finances de 2020, les entreprises ont l'obligation :
- d'émettre leurs factures BtoB domestiques au format numérique, également connu sous le nom d'e-invoicing ;
- de transmettre des données complémentaires à l'administration fiscale par voie électronique, ce que l'on appelle l'e-reporting.
Réforme de la facture électronique 2024 : Deux impératifs majeurs
E-invoicing :
L'e-invoicing implique que les transactions BtoB domestiques doivent être facturées par voie électronique, et que les données de facturation doivent être transmises à l'administration fiscale.
E-reporting :
L'e-reporting consiste à déclarer par voie électronique les ventes BtoC, les ventes e-commerce, les transactions BtoB non soumises à l'e-invoicing ainsi que les données de paiement des factures BtoB.
Par conséquent, les entreprises doivent recourir à des prestataires externes pour :
- convertir les factures clients en formats électroniques conformes ;
- intégrer les factures fournisseurs dans des formats lisibles par leurs logiciels de facturation ;
- préparer les déclarations d'e-reporting en utilisant les données de gestion commerciale et comptable.
Le rôle de l'Opérateur de Dématérialisation (OD)
Les missions de l'Opérateur de Dématérialisation (OD) sont les suivantes :
- Transposer les factures émises par l'entreprise en factures électroniques, conformément aux normes admises par la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) ;
- Convertir les factures électroniques reçues par l'entreprise en formats lisibles par le logiciel de facturation de l'entreprise ;
- Agir au nom de l'entreprise pour se connecter au portail choisi par cette dernière, afin de gérer les dépôts, les retraits et le suivi du cycle de vie des factures, ainsi que pour consulter l'annuaire permettant de déposer les factures électroniques à la bonne adresse.
L'OD et le modèle en Y :
Dans le modèle de facturation en Y, les OD agissent en tant qu'intermédiaires entre l'entreprise et les plateformes de facturation, telles que le Portail Public de Facturation et les Plateformes de Dématérialisation Partenaires.
Les OD peuvent être des cabinets d'expertise comptable, des Entreprises de Services Numériques (ESN), et autres.
Le rôle de la Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire est un opérateur privé, immatriculé et audité par l'administration fiscale. Les PDP représentent une alternative au PPF (Portail Public de Facturation). Elles permettent d'envoyer, de recevoir et de transférer les données de facturation et les déclarations d'e-reporting à l'Administration Fiscale.
Les PDP contribuent au modèle en Y de facturation électronique de la manière suivante :
- Elles préservent les flux de facturation EDI déjà en place dans de nombreux secteurs économiques, tels que la grande distribution et l'automobile ;
- Elles renforcent la résilience du modèle en Y en décentralisant les flux de facturation, en assurant l'interopérabilité entre toutes les PDP, et en permettant la transmission directe des factures entre les entreprises.
Les PDP offrent aux entreprises des services similaires à ceux proposés par l'OD, avec des prestations supplémentaires, telles que :
- L'inscription et les mises à jour à l'annuaire des entreprises ;
- L'émission de factures dans des formats différents des formats socles, tels que Factur-X, CII, UBL ;
- Les services de contrôle, d'extraction des données de facturation et de transmission au PPF (e-reporting) ;
- Le suivi du cycle de vie des factures et des différents statuts de traitement ;
- Des services complémentaires, tels que la signature électronique et l'archivage électronique conforme à la durée légale de 10 ans.
Le rôle des Plateformes de Dématérialisation Partenaires dans le modèle en Y
Dans le modèle de facturation en Y, les PDP jouent un rôle central en facilitant les échanges de facturation électronique entre les entreprises, sans passer par le PPF. Elles assurent également la transmission des données de facturation et d'e-reporting entre les entreprises et l'administration fiscale.
Les PDP peuvent être des éditeurs généralistes de solutions logicielles de gestion commerciale et de comptabilité, ou des prestataires de services spécialisés dans le domaine de l'EDI et de la dématérialisation.
Comment choisir entre OD et PDP ?
La réglementation exige que les entreprises facturent via une Plateforme Privée ou via le Portail Public de Facturation. Par conséquent, les entreprises ont 4 options pour se conformer à la facturation électronique au 1er juillet 2024 :
1. Utiliser le PPF seul : convient aux entreprises avec des volumes de facturation faibles, sans nécessité de connexion avec leur Système d'Information.
2. Choisir l'OD + PPF (*) : l'OD prend en charge la conversion des factures sortantes et entrantes entre le PPF et le logiciel de facturation de l'entreprise.
3. Opter pour la PDP seule : la PDP permet de traiter les factures EDI et propose
Sélectionner l'OD + PDP : l'OD permet de gérer des cas métiers spécifiques ou des formats de facture particuliers au Système d'Information de l'entreprise, que la PDP ne peut pas traiter.
(*) Le Portail Public de Facturation, anciennement Chorus Pro, opéré par l'AIFE (Agence pour l'Informatique Financière de l'État), traite les factures adressées à la sphère publique (BtoG). Il propose un socle minimal de services aux entreprises pour envoyer et recevoir leurs factures électroniques, ainsi que la collecte des données de facturation et d'e-reporting pour l'administration. Il gère également l'annuaire des adresses de facturation électronique de toutes les entreprises.
EnerJ France, qui a manifesté son intérêt en tant que Partenaire PDP, Plateforme de Dématérialisation Partenaire, propose une solution conforme aux attentes du législateur et adaptée aux besoins des utilisateurs.