D'ici au 1er juillet 2024, toutes les entreprises seront enregistrées dans le répertoire central du Portail Public de Facturation, une étape incontournable pour recevoir efficacement toutes les factures électroniques qui leur sont destinées.
Dans cet exposé, nous allons aborder les sujets suivants :
1. Une présentation de l'annuaire central des entreprises ainsi que son contenu.
2. Son mode de fonctionnement.
3. Comment procéder à l'inscription dans cet annuaire avant le 1er juillet 2024 et comment recevoir vos factures en toute simplicité.
Qu’est-ce que l’annuaire ?
L'annuaire se présente comme une base de données centralisée gérée par l’administration fiscale et ouverte à tous les émetteurs de factures électroniques. Cet outil est consultable par le biais du Portail Public de Facturation, qui permet aussi d'effectuer des demandes de mise à jour.
L'objectif principal de cet annuaire est le suivant :
1. Assurer la fiabilité dans la transmission des factures électroniques.
2. Garantir que les factures électroniques parviennent bien à leur destinataire.
3. Faciliter l'interopérabilité entre les différentes plateformes de dématérialisation.
L'annuaire offre la possibilité, pour chaque création et émission de facture, de trouver :
1. L'adresse exacte du destinataire de la facture, chargé du traitement des factures fournisseurs.
2. La Plateforme de Dématérialisation du destinataire de la facture afin de permettre une acheminement précis.
Que contient l’annuaire ?
L'annuaire contient l'intégralité des informations relatives aux entreprises, ce qui permet de leur envoyer des factures par voie électronique. Pour atteindre cet objectif, l'annuaire s'appuie sur cinq principes définis dans le cadre de l'obligation de la facture électronique :
1. Centralisation : regrouper tous les acteurs concernés par la réforme (assujettis) dans un référentiel unique.
2. Interopérabilité : être accessible aux utilisateurs habilités via toutes les plateformes partenaires (PPF, PDP).
3. Précision : garantir un niveau d'information suffisant et à jour pour permettre un adressage précis des factures, des statuts et des données de facturation.
4. Sécurité : garantir la sécurité et la traçabilité des mises à jour des données contenues dans l'annuaire, notamment via la gestion des habilitations.
5. Identifiant unique : attribuer à chaque ligne de l'annuaire un code d'adressage unique permettant aux entreprises émettrices de connaître le niveau de réception des factures par leurs clients et d'identifier les informations à intégrer dans la facture.
Les données de l’annuaire
L'annuaire renferme trois types de données :
1. Les informations relatives à l'identification des entreprises, qui permettent d'adresser la facture au niveau le plus fin dans l'entreprise destinatrice.
2. Les informations sur l'identification de la plateforme, contenant les plateformes de dématérialisation utilisées en réception ainsi que les périodes de validité de chacune.
3. Un troisième type de données exclusivement dédié à la facturation BtoG, qui permet la compatibilité ascendante avec l'annuaire de Chorus Pro.
**Le niveau de maille de réception des factures**
Chaque entreprise a le choix du niveau de maille pour la réception de ses factures :
1. 1er niveau : le SIREN.
2. 2ème niveau : le SIRET.
3. 3ème niveau : un code de routage interne identifiant le service en charge des factures fournisseurs, tel que le GLN ou un code service interne (par exemple : ACHATGENERAUX, ACHATFRAIS, ACHATTRPS).
Au minimum, l'identification de l'entreprise pour recevoir des factures est basée sur le SIREN et contient une ligne générique. Cette ligne générique est utilisée lorsqu'aucune occurrence d'adressage n'est trouvée dans l'annuaire, afin d'éviter le rejet de la facture.
Comment fonctionne l’annuaire ?
L'annuaire est initié par l'Agence pour l'Informatique Financière de l'État (AIFE) et géré par le Portail Public de Facturation. Il est consultable par différentes entités, dont les entreprises, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires et les Opérateurs de Dématérialisation.
Initialisation de l’annuaire :
L'AIFE assure l'initialisation de l'annuaire en plusieurs étapes. Dans un premier temps, l'annuaire est alimenté avec les informations provenant des administrations, et seule la ligne SIREN est active avec le Portail Public comme plateforme de dématérialisation. Les SIRET sont créés, mais restent inactifs. Dans une étape ultérieure, l'annuaire est enrichi et mis à jour avec les données de la base de l'INSEE répertoriant les entreprises et leurs établissements, ainsi que les informations transmises par les Plateformes de Dématérialisation choisies par les entreprises et les gestionnaires utilisant le Portail Public.
Mise à jour de l’annuaire :
Le maintien à jour de l'annuaire est assuré par l'AIFE avec les données transmises par l'INSEE et la DGFIP. Le Portail Public de Facturation intervient également à la demande des gestionnaires d'entités publiques, tandis que les Plateformes de Dématérialisation Partenaires se chargent de la mise à jour pour le compte de leurs clients.
Consultation de l’annuaire :
La consultation de l'annuaire est systématique pour chaque nouvelle facture. L'entreprise émettrice consulte l'annuaire afin de connaître le niveau de maille d'adressage nécessaire pour la facture. De même, la Plateforme émettrice se réfère à l'annuaire pour trouver la plateforme du destinataire de la facture et acheminer celle-ci correctement. Pour la mise à jour des statuts du cycle de vie, le routage des statuts est similaire à celui de la facture traitée, ce qui implique la conservation des informations de passage de la facture dans les différentes plateformes.
Comment être à jour dans l’annuaire au 1er juillet 2024 et recevoir ses factures ?
L'obligation de réceptionner les factures électroniques à partir du 1er juillet 2024 implique d'être référencé dans l'annuaire central des entreprises avec des informations exactes et à jour, afin de recevoir les factures dans les délais et à la bonne adresse.
Il suffit donc de s'inscrire sur une Plateforme de Dématérialisation Partenaire telle qu'EnerJ France. Cette plateforme exigera la mise à jour de l'annuaire avec les informations fournies pour l'adressage des factures. Par la suite, les factures électroniques seront reçues via la Plateforme de Dématérialisation. Elles pourront être remises soit à l'adresse électronique communiquée à la Plateforme, soit intégrées dans le Système d'Information par EDI ou par API pour un traitement automatisé de la facturation fournisseur.
EnerJ France est heureux de confirmer sa candidature en tant que Partenaire PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) et prévoit d'être opérationnel dès le printemps 2023.
Forte de plus de 20 ans d'expérience, EnerJ France accompagne quotidiennement les entreprises dans leurs projets de dématérialisation des factures. N'hésitez pas à remplir notre formulaire de contact pour entrer en contact avec nos experts et discuter de ce sujet important.