Le respect des obligations légales liées à la conservation sécurisée des archives d'une organisation selon leur DUA (durée d'utilité administrative) est simplifié par la dématérialisation et l'hébergement des documents au sein d'un SAE certifié NF 461.
Les garanties du SAE
Pour préserver à long terme la valeur d'origine des données versées, le SAE doit néanmoins respecter les exigences de la norme NF Z 42-013 créée en 1999 par l'AFNOR.
L'intégrité des flux documentaires est garantie par l'apposition d'une empreinte numérique et d'un horodatage au moment de leur versement. La traçabilité est assurée grâce au recensement de chaque transaction dans des journaux chainés entre eux et conservés au sein du SAE. La pérennité des fichiers hébergés au fil des années est possible grâce à la réalisation régulière de contrôle d'accès, de back-up de sauvegarde et au cryptage des informations.
La réversibilité permet la restitution de chaque document, métadonnée et journal en cas de changement de dispositif grâce à la conversion des formats et à la migration fréquente des données vers de nouveaux supports de stockage exploitables.
Les fonctionnalités du SAE
Le SAE, dont la capacité est presque illimitée, permet donc le versement des documents d'une organisation dans un unique outil, leur consultation à tout moment grâce à une architecture de classement ergonomique ainsi que leur conservation sécurisée et leur destruction sous contrôle strict.
Qu'est-ce que l'archivage à valeur probante ?
L'archivage à valeur probante renvoie à l'ensemble des procédés de stockage et de restitution des documents garantissant leur inaltérabilité. Les documents ont ainsi la même valeur légale que le document d'origine. Cette démarche s'effectue dans une perspective de bonne conservation des données électroniques.
Un SAE (Système d'Archivage Électronique) à valeur probatoire est dédié à garantir l'intégrité, la fiabilité et la traçabilité des documents lors de la phase de conservation. La mise en place d'un système d'archivage électronique à valeur probante permet de répondre aux exigences de la norme NF Z 42-013 en termes d'archivage numérique légal.
Fonctionnalités d'un SAE
Un Système d'Archivage Électronique offre certaines fonctionnalités complémentaires à celles de la Gestion Électronique de Documents, dont le rôle concerne la gestion courante des documents.
Les principales fonctionnalités du SAE :
1. Versement : le versement est une opération consistant à faire transiter les documents vers le service des archives via un transfert sécurisé.
2. Conservation : les méthodes de conservation assurent la sécurité et la pérennité des données conformément aux réglementations légales (norme NF Z 42-013).
3. Consultation : le SAE prévoit une recherche optimisée des documents mis à disposition et pouvant être consultés à tout moment selon la politique de gestion de droits mise en place.
4. Destruction : un SAE permet également de détruire les documents lorsqu'ils arrivent au terme de leur durée légale de conservation.
FAQ sur le SAE (Service d'Archivage Électronique)
1. Qu'est-ce que le SAE (Service d'Archivage Électronique) ?
2. Comment le SAE simplifie-t-il la gestion des archives ?
3. Quelles sont les garanties du SAE en termes de conservation des données ?
4. Comment le SAE assure-t-il l'intégrité des flux documentaires ?
5. Quels sont les avantages de la traçabilité offerte par le SAE ?
6. En quoi consiste la réversibilité dans le cadre du SAE ?
7. Quels types de documents peuvent être archivés dans un SAE ?
8. Comment le SAE gère-t-il la conservation des documents RH ?
9. Quelle est la durée légale de conservation des documents administratifs dans un SAE ?
10. Comment le SAE répond-il aux exigences fiscales en matière d'archivage ?
11. Quels sont les enjeux de l'archivage à valeur probante dans la dématérialisation ?
12. Comment le SAE garantit-il l'authenticité des documents archivés ?
13. Quelles sont les fonctionnalités complémentaires d'un SAE par rapport à la GED ?
14. Comment se déroule le versement des documents dans un SAE ?
15. Quels sont les critères importants pour choisir un prestataire de SAE ?
FAQ sur le SAE (Service d'Archivage Électronique)
1. Qu'est-ce que le SAE (Service d'Archivage Électronique) ?
Le SAE est une solution qui permet de dématérialiser et d'héberger de manière sécurisée les documents d'une organisation tout en respectant les obligations légales liées à leur conservation.
2. Comment le SAE simplifie-t-il la gestion des archives ?
Le SAE centralise l'ensemble des documents d'une entreprise dans un unique outil, facilitant ainsi leur consultation, leur conservation sécurisée et leur destruction sous contrôle strict.
3. Quelles sont les garanties du SAE en termes de conservation des données ?
Le SAE respecte les exigences de la norme NF Z 42-013 et garantit l'intégrité des flux documentaires grâce à l'apposition d'une empreinte numérique et d'un horodatage lors du versement des documents.
4. Comment le SAE assure-t-il l'intégrité des flux documentaires ?
L'intégrité des flux documentaires est assurée par l'apposition d'une empreinte numérique et d'un horodatage au moment de leur versement, ainsi que par la réalisation régulière de contrôles d'accès, de sauvegardes et le cryptage des informations.
5. Quels sont les avantages de la traçabilité offerte par le SAE ?
Le SAE assure la traçabilité des transactions en recensant chaque opération dans des journaux chainés, ce qui permet de suivre l'historique des documents et des actions effectuées.
6. En quoi consiste la réversibilité dans le cadre du SAE ?
La réversibilité du SAE permet la restitution de chaque document, métadonnée et journal en cas de changement de dispositif grâce à la conversion des formats et à la migration fréquente des données.
7. Quels types de documents peuvent être archivés dans un SAE ?
Un SAE peut accueillir tous types de documents, tels que les documents RH, administratifs, fiscaux, bancaires, comptables, sociaux, civils, commerciaux, etc.
8. Comment le SAE gère-t-il la conservation des documents RH ?
Le SAE assure la conservation des documents RH conformément aux délais légaux de conservation, tels que les bulletins de paie, les contrats de travail, les soldes de tout compte, etc.
9. Quelle est la durée légale de conservation des documents administratifs dans un SAE ?
Les documents administratifs tels que les factures fournisseurs, les factures clients, les devis, les bons de commande, etc., sont conservés pendant une durée légale de 10 ans.
10. Comment le SAE répond-il aux exigences fiscales en matière d'archivage ?
Le SAE garantit la conformité légale des documents en matière d'archivage numérique légal, répondant ainsi aux exigences fiscales et réglementaires.
11. Quels sont les enjeux de l'archivage à valeur probante dans la dématérialisation ?
L'archivage à valeur probante assure l'inaltérabilité des documents numériques, leur conférant la même valeur légale que les documents d'origine, dans une perspective de bonne conservation des données électroniques.
12. Comment le SAE garantit-il l'authenticité des documents archivés ?
Le SAE assure l'authenticité des documents en appliquant des procédés de stockage et de restitution qui préservent leur intégrité et leur valeur d'origine.
13. Quelles sont les fonctionnalités complémentaires d'un SAE par rapport à la GED ?
Un SAE offre des fonctionnalités spécifiques telles que le versement des documents, la gestion de leur conservation, la consultation optimisée, et la possibilité de détruire les documents en fin de durée légale.
14. Comment se déroule le versement des documents dans un SAE ?
Le versement des documents dans un SAE s'effectue par le transfert sécurisé des documents vers le service des archives.
15. Quels sont les critères importants pour choisir un prestataire de SAE ?
Pour choisir un prestataire de SAE, il est essentiel de s'assurer de sa conformité aux normes et certifications légales, de sa pérennité, de son niveau de sécurité et de son respect des standards documentaires et informatiques pour garantir la réversibilité.
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