Dans son rapport « La TVA à l’ère du digital en France », publié en octobre 2020, la Direction Générale des Finances Publiques a défini quatre objectifs clés pour l’instauration de l’obligation de facturation électronique :
Renforcer la compétitivité des entreprises grâce à la réduction de la charge administrative liée aux factures papier et à la sécurisation des relations commerciales.
Lutter contre la fraude fiscale en comblant l’écart de TVA grâce à des recoupements automatisés.
Faciliter la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises pour une meilleure politique économique gouvernementale.
Faciliter les déclarations de TVA par le pré-remplissage.
Pour les entreprises, les avantages de la facture électronique sont évidents : productivité accrue, meilleure qualité de l’information, diminution des risques et des litiges, et réduction des coûts liés au papier.
Quant aux cabinets d'expertise-comptable, la Facturation Électronique offre une opportunité de diversification des missions pour leurs collaborateurs, en mettant l’accent sur le conseil et l'analyse, les hissant ainsi au rang de partenaires stratégiques.
Pour permettre à toutes les entreprises, grandes ou petites, de respecter leurs obligations et de bénéficier pleinement de la Facturation Électronique, nous répondons ici aux questions les plus fréquentes.
De la facture papier à la copie numérique fiable : en quoi cela consiste-t-il ?
Pour obtenir une copie numérique fiable, la copie numérisée doit prouver sa fidélité « en image et en contenu » à l’original, en respectant les conditions fixées par l’arrêté du 22 Mars 2017 et l’article 1379 du Code civil. La facture numérisée doit être conservée pendant au moins 6 ans en lieu et place de son équivalent papier pour satisfaire à d’éventuels contrôles de l’administration fiscale.
Qu'est-ce que la facturation électronique ?
Une facture électronique est définie aujourd’hui, par son contenu et non par son contenant. Tout support incluant l’ensemble des éléments qui composent une facture doit être considéré comme une facture. Plusieurs critères doivent cependant être respectés pour garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité de son contenu ainsi que la lisibilité de cette dernière.
La procédure de signature électronique pour l'émission et la réception de factures
La généralisation de la facture électronique s’inscrit dans un mouvement plus large de dématérialisation des échanges. Cette mutation ne saurait toutefois être complète que si toutes les étapes de la transaction sont elles-mêmes dématérialisées, en particulier la signature, qui scelle l’accord entre les parties.
L’archivage des factures fournisseurs : obligation ou précaution ?
Que ce soit pour la copie numérique d’une facture papier ou d’une facture nativement électronique, les exigences en matière d’archivage sont les mêmes. Durant toute la durée légale de conservation, le système d’archivage doit garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité du document.
Factur-X : de quoi s'agit-il ?
Le format Factur-X est un format hybride où la facture se présente sous la forme d’un document PDF incorporant un fichier XML conforme à la norme européenne pour automatiser l'enregistrement comptable des factures.
Facturation électronique : les plateformes PDP au cœur de la réforme
A compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA auront l’obligation d’accepter les factures électroniques. Les plateformes de facturation électronique, et plus précisément les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), joueront un rôle central en assurant la liaison avec l’administration fiscale et avec les clients et fournisseurs.
Tour d'horizon de la facturation électronique en Europe
Depuis la directive européenne 2014/55/UE promulguée en 2014, la Commission européenne intensifie ses intentions de faire de la facturation électronique le mode de facturation le plus répandu dans l’UE, notamment dans le cadre des marchés publics. De nombreux pays membres, dont la France, s'engagent progressivement dans la mise en conformité avec cette directive.
Avec la généralisation de la facture électronique prévue pour 2024-2026, les entreprises doivent se préparer en adoptant des solutions d'automatisation du processus P2P (purchase to pay) pour optimiser et automatiser leurs processus comptables et se conformer aux exigences de la réforme.
FAQ sur la Facture Électronique 2024-2026
1. Qu'est-ce que la facture électronique ? La facture électronique désigne la transmission de factures nativement électroniques entre deux parties, où le support n'est plus un élément déterminant, mais plutôt le contenu de la facture.
2. Quelle est la différence entre la numérisation des factures et la facture électronique ? La numérisation consiste à réaliser une copie électronique à valeur probante à partir d'une facture papier, tandis que la facture électronique est la transmission de factures entièrement électroniques entre deux parties.
3. Quels sont les objectifs de l'obligation de facturation électronique ? Les objectifs de la facturation électronique sont de renforcer la compétitivité des entreprises, lutter contre la fraude fiscale, permettre une connaissance en temps réel de l'activité des entreprises et faciliter les déclarations de TVA par le pré-remplissage.
4. Quels sont les avantages de la facture électronique pour les entreprises ? Les avantages pour les entreprises incluent une productivité accrue, une meilleure qualité d'information, une réduction des risques et des litiges, ainsi que des économies liées à la réduction des coûts papier.
5. Quelles sont les exigences pour une copie numérique fiable d'une facture papier ? Une copie numérique fiable doit démontrer sa fidélité « en image et en contenu » à l'original et respecter les conditions fixées par l'arrêté du 22 Mars 2017 et l'article 1379 du Code civil.
6. Quels critères doivent être respectés pour qu'une facture électronique soit valide ? Une facture électronique doit garantir l'authenticité de son origine, l'intégrité de son contenu et sa lisibilité. Elle doit inclure tous les éléments constituant une facture tels que les coordonnées de l'émetteur et du preneur, la date, le numéro de la facture, les biens ou services fournis, etc.
7. Qu'est-ce que la procédure de signature électronique pour les factures ? La signature électronique permet de sceller l'accord entre les parties et joue un rôle crucial dans la dématérialisation des échanges. Des avancées technologiques récentes garantissent l'identité des signataires, l'intégrité du document signé, et offrent des fonctionnalités pratiques supplémentaires.
8. Quels sont les avantages de l'archivage électronique des factures fournisseurs ? L'archivage électronique permet de sécuriser et de tracer l'accès aux documents, garantissant ainsi l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité du document pendant toute la durée légale de conservation.
9. Qu'est-ce que le format Factur-X ? Factur-X est un format hybride où la facture est présentée sous la forme d'un document PDF incorporant un fichier XML conforme à la norme européenne, permettant l'automatisation de l'enregistrement comptable des factures.
10. Quelle est la date limite pour la généralisation de la facture électronique ? La facture électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en France à partir du 1er janvier 2026.
11. Comment les entreprises peuvent-elles se préparer à la facture électronique obligatoire ? Les entreprises doivent s'équiper de solutions d'automatisation du processus P2P pour optimiser et automatiser leurs processus comptables et se conformer aux exigences de la réforme.
12. Quel rôle jouent les plateformes PDP dans la facturation électronique ? Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) jouent un rôle clé en assurant la liaison entre l'administration fiscale et les entreprises, facilitant ainsi le traitement des factures électroniques.
13. Comment la facturation électronique est-elle adoptée dans d'autres pays européens ? De nombreux pays européens, tels que l'Italie et la Belgique, ont déjà adopté la facturation électronique pour les transactions B2G et B2B, et travaillent à une mise en conformité progressive avec les directives européennes.
14. Quels sont les avantages de la dématérialisation complète des transactions ? La dématérialisation complète des transactions offre une meilleure traçabilité, une réduction des coûts administratifs, une automatisation accrue, ainsi qu'une lutte plus efficace contre la fraude fiscale.
15. Où trouver des solutions de facturation électronique conformes aux nouvelles exigences ? De nombreuses entreprises proposent des solutions d'automatisation du processus P2P pour répondre aux besoins des entreprises dans le cadre de la transition vers la facturation électronique.