Archivage à valeur probante
- 7 août
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Émettre ou recevoir une facture électronique ne suffit pas à respecter la réglementation : son archivage doit également garantir sa valeur probante, c'est-à-dire sa recevabilité en cas de contrôle fiscal ou de litige commercial.
L'archivage à valeur probante repose sur trois exigences cumulatives. L'intégrité du document, d'abord : la facture archivée doit rester strictement identique à celle émise ou reçue, sans possibilité de modification non tracée. L'authenticité de l'origine, ensuite : il doit être possible de prouver qui a émis le document et à quel moment. La lisibilité dans le temps, enfin : le document doit rester consultable et exploitable pendant toute la durée légale de conservation.
En France, la durée de conservation fiscale des factures est de six ans, à laquelle s'ajoute une conservation comptable de dix ans pour les pièces justificatives. Ces durées s'appliquent que la facture soit au format papier ou électronique.
Un simple stockage sur un disque dur ou un espace cloud grand public ne répond pas à ces exigences : l'horodatage, la traçabilité des accès, la certification de la chaîne de conservation et la réversibilité des données sont des critères techniques précis, encadrés par des normes comme la norme NF Z42-013 ou son équivalent ISO 14641.
Pour une entreprise, l'enjeu dépasse la seule facture électronique : l'archivage à valeur probante concerne également les contrats, les bulletins de paie et l'ensemble des documents engageant sa responsabilité juridique.
EnerJ France propose une solution de conservation numérique réglementaire, certifiée et distincte de sa plateforme de facturation électronique, pour sécuriser l'ensemble du cycle de vie documentaire. Archivage à valeur probante
Q : Combien de temps conserver une facture électronique ? R : Six ans pour la conservation fiscale, dix ans pour la conservation comptable des pièces justificatives, que la facture soit électronique ou papier.
Q : Un stockage cloud classique suffit-il pour l'archivage à valeur probante ? R : Non. L'archivage à valeur probante exige horodatage, traçabilité des accès et certification de la chaîne de conservation, des critères qu'un stockage cloud grand public ne garantit pas.
