Dématérialisation Fiscale et conservation à valeur probatoire

Solution de conservation à valeur probatatoire pour les entreprises, les professions libérales et les administrations publiques. Processus certifié ISO/IEC27001 en matière de « gestion de sureté des informations » et ISO 9001 en matière de « système de gestion de la qualité des processus ».

La dématérialisation fiscale permet d’archiver de manière probante les documents papiers à conserver sur plusieurs années. Aujourd’hui la plupart des sociétés ont franchi le cap de l’archivage électronique mais elles sont toujours soumises à un archivage papier avec valeur probante. La dématérialisation fiscale permet de franchir une nouvelle étape en réduisant les coûts de stockage des documents papiers ainsi qu’une uniformisation de l’archivage avec valeur probante tous les documents.

Les avantages économiques en terme de temps et de sureté sont particulièrement importants pour tous documents devant être conservé pendant plusieurs années.

La conservation à valeur probatoire peut être effectuée pour tout type de documents, format électronique et/ou format scan d’un papier.

La conservation à valeur probatoire permet de remplacer la conservation papier des documents légaux et fiscaux sous un seul format électronique, moins coûteuse et plus sûre. Plus besoin d’impression même en cas de contrôle.

Les documents sont « verrouillés »  dans leur forme et contenu électronique d’origine grâce à un processus de signature électronique et empreinte digitale qui permettent de les conserver dans le temps.

Réf. Décret 2011-1937 du 22/12/2011 – 5 année 2012 – 5.1.2 Bulletin officiel – II) mode de conservation des documents – ii) Conservation des factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d’une signature électronique : « Les factures transmises par voie électronique et sécurisées au moyen d’une signature électronique doivent etre conservée dans leur format original. L’impression sur papier d’une facture transmise par ce moyen ne constitue pas une facture d’origine. Il n’est donc ni suffisant, ni nécessaire, d’un point de vue réglementaire, de procéder systématiquement à l’impression puis à l’archivage de ces factures sur support papier. »  

JSDC : Un Service de conservation à valeur probatoire

JSDC est un service qui permet l’archivage à valeur probatoire de l’ensemble des documents numérique dans le respect du cadre normatif (Norme NFZ42-013). La force de notre service est d’assumer la préservation des documents (factures clients, factures fournisseurs, DDT, livres comptable…) avec la gestion des données de nos clients tout en facilitant leurs accès pendant la durée légal de conservation. Toutes les activités techniques et opérationnelles nécessaires sont en pleine conformitée avec les règlements en vigueur. JSDC engage sa responsabilité sur la lisibilité, l’intégrité et la traçabilité des documents archivés.

POUR QUI ?

Le service s’adresse à toutes les entreprises qui utilise des documents électroniques au quotidien et qui souhaite de façon automatique effectuer un archivage numérique dans le temps.

SES AVANTAGES

En confiant le service de la conservation numérique à EnerJ le client sera en mesure d’acquérir des avantages concrets et immédiats :

 Transmission sécurisée des flux d’information

 Pleine conformité avec la législation actuelle sur la conservation numérique

 Exploitation des documents archivées

 Aucune opération supplémentaire par le client

 Conseils juridiques concernant les Lois de conservation

 Prise de responsabilité du tiers archiveur

DIFFÉRENCE PISTE AUDITE ET CONSERVATION A VALEUR PROBATOIRE

Une piste d’audit fiable n'est pas directement liée au cadre légale, mais fait l’objet d’un jugement en terme de fiabilité du processus. La conservation à valeur probatoire est légiféré et doit respecter le cadre légale.  

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