L'adoption de la facture électronique s'étend désormais à toutes les entreprises assujetties à la TVA en France et dans l'UE. La réforme en vigueur impose aux factures d'être générées dans un format électronique normalisé, transmises à l'administration fiscale via des plateformes de facturation certifiées. Pour répondre à ces nouvelles exigences, les logiciels de facturation évoluent vers des solutions d'e-invoicing. Parallèlement, la réforme prévoit également l'e-reporting, impactant certains processus.
Cet article mettra en lumière les aspects suivants :
1. Rappel sur la nature d'un logiciel de facturation électronique.
2. Ses fonctionnalités avancées.
3. La communication entre les logiciels de facturation et les ERP, ainsi que les comptabilités.
4. La facturation électronique en pratique, suite à la mise en vigueur de la réforme en juillet 2024.
5. Enfin, nous analyserons pourquoi la dématérialisation des factures devient un service numérique essentiel, rendant l'utilisation d'un logiciel de facturation incontournable.
Les logiciels de facturation électronique
L'objectif fondamental d'un logiciel de facturation consiste à produire des factures conformes aux réglementations en vigueur. Pour ce faire, les données de facturation peuvent être saisies directement ou provenir de documents commerciaux tels que les devis, les bons de commande ou les bons de livraison.
Critères de conformité comptable et fiscale
Les factures étant des pièces comptables à valeur probante, les logiciels de facturation, tout comme les logiciels de comptabilité, doivent respecter les règles comptables et fiscales. Cela implique notamment une numérotation continue et sans rupture des factures, ainsi que l'inclusion des mentions obligatoires exigées par la loi. Une fois émise, la facture ne peut être modifiée ; seule la création d'un avoir peut corriger ou annuler une facture. Enfin, les logiciels de facturation doivent permettre les clôtures d'exercices.
Les fonctionnalités essentielles d'un logiciel de facturation
Outre la création de factures et les calculs relatifs à la TVA, aux taxes parafiscales et aux remises, les logiciels de facturation offrent des fonctionnalités avancées pour faciliter la gestion et le suivi des factures, ainsi que l'intégration avec les écritures comptables. Ils assurent la gestion des devis et des factures pro-forma, ainsi que la gestion des abonnements ou des facturations récurrentes. De plus, ces logiciels permettent de suivre les encaissements et d'envoyer des relances clients. Ils proposent également des éditions de tableaux de bord et de statistiques, incluant des données telles que le chiffre d'affaires facturé ou encaissé, ainsi que le délai de paiement moyen. Les exports comptables facilitent quant à eux la comptabilisation des ventes et des encaissements. Enfin, les logiciels de facturation effectuent automatiquement un contrôle des données transmises par l'entreprise.
Intégration d'un logiciel de facturation en ligne dans un système d'information
Afin de fonctionner efficacement et de pouvoir émettre des factures, le logiciel de facturation doit disposer de données de référence essentielles. Ces données concernent les informations clients nécessaires à l'établissement de la facture (adresse de facturation, adresse de livraison, identifiants SIRET et TVA, ainsi que les conditions tarifaires particulières). Il s'agit également des catalogues et tarifs des articles, services ou prestations, ainsi que des éléments requis pour le calcul des taxes, incluant les bases de calcul et les taux. Par ailleurs, les données de flux telles que les commandes et les livraisons à facturer sont également prises en compte. Toutes ces informations se trouvent dans l'ERP ou la gestion commerciale de l'entreprise.
Importation et exportation des données via l'outil de facturation
Le logiciel de facturation assure l'importation des données de référence depuis les applications métiers de l'entreprise, notamment l'ERP, le logiciel de gestion commerciale et le CRM. Il permet également l'exportation des éléments nécessaires à la comptabilisation des ventes facturées et des encaissements, lorsque ces derniers sont enregistrés dans le logiciel de facturation. Les données de référence d'une entreprise regroupent toutes les informations permettant de décrire et de rechercher des données d'exploitation et de gestion. Les paramétrages des imports et des exports sont réalisés à travers les fonctions d'import/export des logiciels de facturation et des ERP, en passant par des fichiers pivot.
Les avantages de l'emploi des fichiers pivot
L'utilisation de fichiers pivot présente plusieurs avantages significatifs. En premier lieu, elle permet de réduire les coûts liés à la mise en place et à la maintenance des passerelles entre applications. En outre, l'utilisation de ces formats facilite les évolutions technologiques en supprimant les interdépendances entre applications métiers. Les formats pivots peuvent également être aisément intégrés aux architectures EAI (Enterprise Application Integration) et ETL (Extract, Transform, Load) pour une gestion optimale des flux de données au sein du système d'information des entreprises.
Impacts de l'e-invoicing sur les logiciels de facturation
L'e-invoicing impose la facturation électronique obligatoire pour toutes les transactions BtoB domestiques. Les factures doivent être transmises aux destinataires via des plateformes de dématérialisation certifiées, au format électronique autorisé. Ainsi, le format papier des factures est remplacé par des factures dématérialisées. La réforme inclut également l'e-reporting, obligeant les entreprises à transmettre des données de transaction à l'administration fiscale. Cela permettra notamment de contrôler la TVA de manière plus efficace.
Trois formats de factures électroniques autorisés
Dans le cadre de l'obligation de facturation électronique, seuls trois types de formats électroniques sont autorisés. Il s'agit du format UBL (Universal Business Language), qui est un fichier XML défini par l'OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards), du format CII (Cross Industry Invoice), qui est également un fichier XML basé sur les spécifications du UN/CEFACT (United Nations
Centre for Trade Facilitation and Electronic Business), et du format Factur-X, qui est un format mixte à la norme sémantique EN 16931. La particularité du format Factur-X réside dans le fait qu'il s'agit d'un fichier PDF/A3 lisible qui encapsule un fichier XML pour les traitements informatiques.
Transmission des factures via des plateformes certifiées
Les logiciels de facturation devront obligatoirement transmettre les factures soit par le portail public de facturation (anciennement Chorus Pro), soit par des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) agréées. Ces PDP auront pour mission de contrôler la conformité légale des factures en ce qui concerne les mentions obligatoires et les formats électroniques autorisés. Elles assureront également l'envoi des factures aux destinataires, ainsi que l'extraction des données de facturation pour les transmettre à l'administration fiscale en vue d'établir les déclarations de TVA.
Calendrier d'application de la facturation électronique obligatoire dès 2024
La mise en place de la facturation électronique sera progressive en fonction de la taille des entreprises. Les grandes entreprises devront se conformer à l'obligation dès le 1er juillet 2024, tandis que les ETI auront jusqu'au 1er janvier 2025 pour se mettre en conformité. Quant aux PME et TPE, elles auront jusqu'au 1er janvier 2026 pour adopter la facturation électronique obligatoire.
Communiquer avec les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)
Les logiciels de facturation devront être adaptés pour permettre une communication efficace avec les PDP. Cela inclura l'envoi des factures et le suivi du traitement des factures émises, reçues, mises en paiement ou rejetées.
L'émission des factures par les logiciels de facturation devient un nouveau service indispensable
Auparavant, les entreprises géraient elles-mêmes l'émission et l'envoi des factures à leurs clients. Toutefois, avec la réforme de la facturation et l'obligation de passer à la facturation électronique, l'utilisation d'un tiers devient incontournable. L'émission des factures devient ainsi un nouveau service numérique essentiel proposé aux entreprises. Pour bénéficier de ce service, les entreprises devront s'équiper de logiciels de facturation compatibles avec les plateformes de dématérialisation. Cela leur permettra d'automatiser l'envoi des factures et de suivre toutes les étapes du traitement des factures par leurs clients.
En conclusion, la réforme de la facturation électronique impose des changements significatifs dans la gestion des factures pour les entreprises. Les logiciels de facturation devront évoluer pour répondre à ces nouvelles exigences et permettre aux entreprises de se conformer aux réglementations en vigueur. La dématérialisation des factures devient un nouveau service numérique incontournable, simplifiant les processus de facturation et de gestion comptable pour les entreprises. EnerJ France vous accompagne dans vos démarches.